【PowerPoint】簡単に読みやすいスライドを作るコツ10選(前編)

【PowerPoint】簡単に読みやすいスライドを作るコツ10選(前編)

このエントリーをはてなブックマークに追加

 

「プレゼンあるからパワポよろしく!」

などなど,会社や大学で言われることもあるかもしれません.
中学や高校の授業でPowerPointの使い方は学んだけど「良いスライド」ってどうやって作ればいいの…?

今回のテーマは「スライド作成のコツ(前編)」です.

1. 作る前に考えること

「さて,頼まれたことだし早速作るか!」

とはやる気持ちもわかりますが

ちょっとお待ちいただきたい!!!

まだ,考えるべきことがたくさんあるのです.

コツ1:モニター?スクリーン?

まず誰も気にしていなさそうなのが
発表するのがモニターなのかスクリーンなのかです.

…どっちでもよくない?(・_・;)

と思うかもしれませんが
全然どっちでもよくないです.

モニターは画面自体が発光していますよね.
モニター自体の色は黒色で,光の三原色と呼ばれる赤,緑,青の三色の小さいライトが無数にあって色を出しています.
モニターの黒色は映像の光と干渉しないので比較的色の違いがくっきり出やすいのが特徴です.

それに対してスクリーンは白い布に色のついた光を投影することで画面を映します.
ここで,皆さんも経験したことがあると思いますが
白いスクリーンにプロジェクターで画面を投影すると,全体的に色が薄く,白っぽく見えますよね?

もちろん,スクリーン付近の電灯を消して暗くすればいくらかマシになりますが
映像にスクリーンの白色を足した色が出てしまうことで色が薄くなってしまうわけです.

そのため白の背景に黄色を使ったり,黄色とオレンジなどの近い色を使ってしまうと非常に読みづらくなってしまいます.

モニターなら気にしなくていいですが
スクリーンの場合は「色のコントラストははっきりつける」ことを覚えておいてください.

コツ2:縦横比

これも見落としがちなのですが,最近はパソコンのディスプレイも発表に使うモニターも縦横比が「16:9」というワイド型が増えてきました.
「何のこと?」と思うかもしれませんが,文字通り画面の「縦の長さと横の長さの比」です.

以前は4:3という比のディスプレイがほとんどを占めていて,
現在でもデスクトップ型のパソコンなどでは使われていると思います.

発表に使われるのがスクリーンであればほぼ4:3なので迷わなくて良いのですが,
モニターの場合は両方あるので要注意!

16:9のモニターで4:3のスライドを映すと横に引き延ばされてしまうので注意しましょう.

(ちなみに,PowerPointの「デザイン」というメニュー(リボン)の[ページ設定]という項目でスライドの縦横比を変更できます)

コツ3:グループ化というセオリー

これはデザインっぽい話になるのですが,
スライドを見やすくするための原則は「とにかく揃えること」です.

タイトルだろうが本文だろうが文字の始まる左端を揃えたり,
図を使う時も左端をテキストと揃えたり…

それと同じくらい大事なのは
関連する情報を,関連してるっぽく見せること
です.

たとえば
1ページ内の3つの文章に対してイメージをわきやすくするための図をそれぞれ置くとしましょう.

スライド1

上の例だと確かに図がないよりはマシかもしれませんが,
図とテキストを理解しないと図とテキストの対応がわからない」ですよね?

これを,次のようにすると考えずとも見た瞬間に図とテキストの対応がわかります.

スライド2

このように,関連する情報をグループ化すると,
読み手が情報の関連性を考えることなく中身に専念できます.

2. 覚えておくべき時短テク!

さて,事前に考えておくべきことをご紹介したところで,
時間の短縮になるテクニックをご紹介しておきます!

コツ4:アウトライン機能

スライドはいきなり作り始めるのではなく,
何をどのような順序で発表していくのかを決めてから作り始めるべきです.

だいたいは次のような順序で準備をすることになります.

  1. プレゼンのメインテーマを決める
  2. テーマに関するトピックを決める
  3. 挨拶やそれぞれのトピック,まとめなどに構成を分ける
  4. 各構成に何分ずつ使うかを決める
  5. 1スライド30秒から1分で計算してスライド数を決める

ここまで考えてから,やっとPowerPointに移ります.
(ここまではノートやメモなどに書きながら考えればいいと思います.)

でもいきなりスライドを作るより,
全体の流れを決めてから各スライドの詳細を作りこんでいくほうが統一感のあるスライドになりそうですよね.

というときに使える機能が「アウトライン」です!

PowerPointでスライドを作るとき,ウィンドウの左側には全スライドのリストがありますよね?
そのスライドリストの少し上に「スライド」と「アウトライン」というタブがあるので「アウトライン」をクリックしてみてください.

…まぁパッと見わけがわからないかもしれませんが…
先ほどまでスライドリストがあった部分が謎の表示にかわったかと思います.
ここを便宜上アウトラインエリアと呼んでおきます.

新規作成だとアウトラインエリアには何も表示されていないと思いますが
試しに「1 ■」と書いてあるところの右あたりをクリックしてください.
カーソルが点滅すると思いますので適当に打ち込んでみましょう.

すると,右側のスライドのタイトルが書き込まれていきます.

このように,
アウトライン機能は各ページのタイトルなどを
わざわざスライドを開くことなくリストで見ながら書いていくことができるんです!

先ほど書いた通りなら
PowerPointを開くまでの段階で各構成ごとのページ数が決まっていると思うので
各ページのタイトルをアウトラインで先につけてしまうとよいでしょう.

コツ5:位置合わせ

「テキストとか図を思い通りの位置に!」と思っても
肉眼の調整ではなかなか厳しいものが…

そんなときに覚えてほしいものが位置合わせのための機能です.

  • ガイド
    表示メニュー(リボン)にあります.
    ガイドを使用するとページの中央がわかるようになります.
  • グリッド(Shift + F9)
    こちらも表示メニューにあります.
    グリッドを使用すると点線で方眼線(グリッド)がひかれます.超便利!
  • Shiftキー押しながら図やテキストをドラッグ
    Shiftを押しながら図やテキストボックスを移動させると「元にあった位置からまっすぐ上下かまっすぐ左右にのみ」動かすことができます.X軸とY軸の上を動かすイメージ.

おまけ:キーボードショートカット

これはパワーポイントに限らずWord等でも使えるのでおまけ扱いにしておきますが,
普段からよく使う操作のキーボードショートカットを覚えるのは非常に有効です!

コピー:Ctrl + C
これはキーがCopyの頭文字になっているためもっとも覚えやすいだろう.
コントロールキー+C(Copy)で選択した範囲をコピーできる.
パワーポイントではテキストだけではなくスライドそのもののコピーもできるので便利!

切り取り:Ctrl + X
CopyのCが基準になっており,そのひとつ左側だからXが採用されているためだと思う.
コピーと同じくスライドの切り取りも可.

貼り付け(ペースト):Ctrl + V
CopyのCが基準になっており,そのひとつ右側.
ちなみにCtrl + PでないのはPをPrint(印刷機能)に使うためだと思われる.

太字:Ctrl + B
Boldの頭文字.
ちなみにブラウザ(Webページを見るソフト)でCtrl+Bはブックマークになっていることが多い.
…ので,このブログのトップページで試してみるといいんじゃないかな!

下線を引く:Ctrl + U
Underlineの頭文字.

文字を小さくする:Ctrl + <
<はShift+「、」で入力できる.マウス操作だと非常に面倒なので便利.

文字を大きくする:Ctrl + >
>はShift+「。」で入力できる.

元に戻す:Ctrl + Z
ZはXの左だから(Xは切り取り)というのが由来だと思う.
非常に強力なショートカット.

新しいスライドを追加:Ctrl + M
早くて非常に便利.

今回はPowerPointファイルの編集に関するものを集めました.

ファイル操作文章の編集などに関するキーボードショートカットは次の記事を参考にしてください.
タイピングが遅くても入力を速くできる方法 【繰り返し入力編】

3. 後編では

さて,あまりにも長すぎて前編と後編に分けることになってしまったわけですが,
後編では実際のデザインテクニックのお話になります.

とはいっても
難しい専門的な話はしません!

フォントはどうする?」とか「強調したい時は?」などなど,
皆さんが多々直面するであろう場面で使えるセオリーをご紹介するつもりなのでゆったりと閲覧してくださればと思います.

後編はこちら

このエントリーをはてなブックマークに追加