学生のうちに!覚えて得するExcel印刷術3個まとめ

学生のうちに!覚えて得するExcel印刷術3個まとめ

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「Excelの印刷ってなんでこんな難しいの!?」

企業のオフィスワークでは必ずと言っていいほど大活躍のExcelですが,印刷しようとすると紙からはみ出て上手く印刷できないなんてこともしばしば…

学生だからこそ,社会に出るまでに覚えておきたい印刷術をご紹介!

今回のテーマは「Excel印刷術」です.

0. Excel印刷の難しさ

ある日,ブログ開設の噂を聞きつけた友人から「エクセルの印刷のコツとかあったら教えてほしい」というメッセージが届きました.

確かに画面上の1枚が印刷したときの紙面1枚に相当するWordと違って,Excel行も列も区切りがないため思い通りに印刷するのは難しいですよね!

ということで今回はリクエストにお応えして

  • 紙よりも小さい表を上下左右中央に配置
  • 必要な部分のみを印刷する
  • 全ページ(または全列,全行)が入るように印刷する

といった印刷術をご紹介します!

企業に入れば「使えて当たり前」かもしれないので恥をかく前に覚えておきましょう!

※今回のスクリーンショットはWindows7で,Microsoft Office 2010というバージョンのエクセルを使っていますが他のバージョンでも基本的に操作は同じです.

1. 「天地中央」を実現

Excelで表を使用する場合には,必ずしも縦と横バランスよく作っていくとは限りません
縦には何百行も続くけど横は5行だけ」なんてことや,その逆だって起こりうるわけです.

Wordなら「中央揃え」すれば左右が中央になりますし,
改行や改段落で上下を中央にすることもできますが…

さて,こんなときには考え方を変えてみましょう.

天地中央(上下左右中央)に配置するのではなく,
天地中央になるよう余白を設定

すればよいのです!
というわけで設定方法は次の通りです.

  1. [ページレイアウト]リボン(メニュー)をクリック
    (Office2003までのバージョンの場合は[ファイル]メニューの[ページ設定])
  2. [余白]をクリック
  3. [ユーザー設定の余白]をクリック
  4. [ページ中央]という項目の[水平][垂直]両方にチェック

excel0

excel1

これで簡単に,任意の大きさの表で天地中央に印刷できます!

2. 指定範囲だけを印刷

Excelを企業でよく使う場面として,既存の表に情報を追加していくことがあります.
たとえば一行が一回の収支を表す出納帳代わりにExcelファイルを使っていたら,
追加した部分だけを印刷したいかもしれません.

あるいは大学生が実験のレポートを作っていて
「計算上必要だったけど,結果としてすべて印刷する必要はない」ということもあるかもしれません.

そんなときに使えるのが指定範囲印刷です.
ここでは簡単な二つの方法をご紹介します!

選択した範囲だけを印刷

これはExcelの設定というよりは印刷そのものの設定ですが非常に使い勝手が良いのでご紹介しておきます.

  1. 印刷したい範囲をドラッグしたり,Shiftを押しながら矢印キーなどで選択する
  2. Ctrl + P等で「印刷」ページを開く
  3. [設定]から,[選択した部分を印刷]を選択

ちなみに,この方法はExcel独自の方法ではないのでWordをはじめ,Webページのコンテンツを一部だけ印刷したいときなどにも使えます!

ただし,「あ,ここの値間違ってる!」と思って書き直すと再度印刷したい範囲を選択しなおす必要があります

印刷範囲を設定する

こちらは印刷範囲をあらかじめExcelで設定することができます.
先ほどの「選択した部分を印刷」とは違い,印刷範囲を設定してから表を編集しなおしても,再度範囲を設定しなおす必要はありません.

  1. 印刷範囲として設定したい部分をドラッグなどで選択
  2. [ページレイアウト]リボンをクリック
    (Office2003までの場合は[ファイル]メニューの[ページ設定])
  3. [印刷範囲]の[印刷範囲の設定]をクリック
    (Office2003までの場合は[シート]タブにある)

excel2

これで!印刷範囲に設定された部分のみを印刷することができます.

※印刷範囲を追加や削除したい場合は[印刷範囲]の[印刷範囲の追加],[印刷範囲のクリア]をクリックします

ちなみに…

印刷とは関係ないので詳しくは話しませんが
Shiftキー(範囲選択)やCtrlキー(複数選択)を使うと範囲選択が便利になりますので
ぜひ押しながらクリックやドラッグをしてみてください.

また,Ctrlキーを押しながら矢印キーで表の上下左右の端に瞬間移動できます,とっても便利です.

3. 全優先,行優先,列優先

Excelで一番面倒なのは,表が通常のA4サイズよりも大きいときではないでしょうか.
そんなときには
わざわざ列の幅を小さくしたり文字の大きさを変更したり…
でも列を追加するたびに幅を調整したり文字を小さくするのは面倒ですよね!

そんなときには次のように指定します.

  1. [ページレイアウト]リボンをクリック
  2. [拡大縮小印刷]というところの[横:][縦:]の横にあるドロップダウンをクリックして両方[1ページ]を選択

これだけです!

excel4

ちなみに,
[横:]だけを[1ページ]にして
[縦:]を[自動]にすれば
すべての列が1ページに入るように縮小する」ことができます!
’(同じく「すべての行が1ページに入るように縮小」することもできます.)

まとめ

今回はリクエストをもとに,Excel印刷に使えるテクニックをご紹介しました!

ちなみに,印刷だけでなくPDFに保存したい人も
上記の印刷術を設定してから[名前を付けて保存]のファイルの種類をPDFにして保存すれば万事解決です!

ところで!
BLOG AND LEMONADEでは今回のような
パソコンのこういうところが苦手…
ここがわからない(>_<)
という皆さんの疑問や不満をお待ちしていますのでコメントや問い合わせフォームからいつでもご連絡ください,よろしくお願いします!
(もちろん,感想もお待ちしています!)

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