大量の修正箇所を一瞬で編集!時短に使える置換を使いこなす

大量の修正箇所を一瞬で編集!時短に使える置換を使いこなす

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「名前が間違ってる…」

何時間もかけて書いた文章を最後に一度読み直して…というときに発見してしまうミス.名前や表記法など,何回も文章中に出てくると訂正するのも大変ですよね!
そんな修正を一瞬でできてしまう方法をご紹介!

今回のテーマは「置換の方法と使い時」です.

1. 置換の使い時

さて,今回は置換機能についてご紹介をしていくわけですが,
そもそも置換機能とはどういうときに使えばよいのでしょうか.

そもそも置換ってなんだ

置換とは,その名の通り「置き換え」です.
簡単に言いますと,あるファイルがあったとき,そのファイル中のある文字列を別の文字列で置き換えるというのがその機能です.
とはいいつつも,使用するソフトによって置換の機能は少しバリエーションがありまして

  • 現在開いているファイルの中身を置換
  • 複数のファイルの中身を置換
  • ワイルドカード(後述します)を使って置換

などなど,様々な置換が存在します.

とにもかくにも,AをBで置き換える,これが置換の機能だと思っていただいて構いません.

どんなときに使えるの?

置換を絶対に使わないといけない場面というのは存在しません.
なぜかといいますと,置換はただあるものを別のものに置き換えているだけなので
実際には時間をかけて私たちが自力で変更したい箇所を探し出して打ち直せば置換は必要がないわけです.

ただし,
膨大なデータの中から置き換えたいものをくまなく探して
それらすべてをもれなく置き換える,というのは人間にとって非常に面倒で精度も期待できない作業です.
このような場合に置換が有効ということになります.

(逆に言えば,一か所しかなくて変更する場所もわかっているなら置換を使わず自分で置き換えたほうが速いです)

具体的なシーンをあげてみると次のような場合でしょうか.

  • 名前などが変更になったり間違っていたりした(会社名など)
    これまで取引していた会社の名前が変更になった場合などはファイルの中に複数回同じ名前が出てくるかもしれません.
    置換を使えばそれらをすべて一括で変更できます.
  • 単位などの表記が変わった(gとkgなど)
    これまで使っていたものと単位などの表記が変わった場合,
    値自体は自分で変更しなくてはならないこともありますが,単位だけでも一括で置換できるようになっておくと便利です.
  • 他の人が書いた文章やプログラムをコピーしてきた(著作権にはご注意を)
    Web上に載せられている例文をコピーしてきた,という場合はたとえば名前の欄に名前の例が入っていたり,○○株式会社のように伏字が入っていたりすることがあります.
    このような場合に一瞬ですべての「○○株式会社」を「##(株)」など任意の言葉に置換することができます.
  • 同じ文字をすべて削除したい(単位だけを削除など)
    たとえばエクセルなどで,値に単位をつけていたけれど計算をするために単位はセルに含めないことにした,という場合に単位だけを削除することができます.
    それは置き換えじゃないのでは?」とお思いかもしれませんが「 “円”(1文字) と “”(0文字) との置換」とパソコンの中では解釈されるため削除も可能なわけです!

2. 主なソフトでの置換操作

さて,置換がどのような操作なのか,どのような場面で使うのかをご紹介してきました.
ここからは実際の置換操作を「メモ帳」と「Microsoft Office Word」を使って説明していこうと思います.

※走れメロスの冒頭部分の「メロス」を「Melos」に置換してみるという例で説明します

メモ帳

メモ帳の場合は置換という項目のある場所がわかりやすいので簡単に置換機能を使うことができます.

 

1. 編集メニューから置換を選択する(Ctrl + H

1

2. 置換する前の文字列を「検索する文字列」に,置換した後の文字列を「置換後の文字列」に入力

2

3. 「置換して次に」ボタンを押せば現在のカーソル位置から見て次の置換前文字列が置換される

3

4

4. 「すべて置換」ボタンを押すと文章中のすべての該当文字列が置換される(この場合はカーソルより前の位置でも置換されます)

5

 

MS Word

Microsoft Office Word の場合は,メモ帳に比べて置換機能も充実しています!まずは通常の機能からご紹介します(メモ帳とほぼ同じです).

1. 「ホーム」リボンから置換を選択するCtrl + Hword1

2. 置換する前の文字列を「検索する文字列」に,置換した後の文字列を「置換後の文字列」に入力

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3. 「置換して次に」ボタンを押せば現在のカーソル位置から見て次の置換前文字列が置換される

word3

4. 「すべて置換」ボタンを押すと文章中のすべての該当文字列が置換される(この場合はカーソルより前の位置でも置換されます)

word4

また,Wordはメモ帳に比べて置換機能が充実しています.
「検索と置換」ダイアログの左下に「オプション」が用意されているのでクリックすると様々なオプションを設定できます.

word5

この中の「ワイルドカードを使用する」にチェックをいれてみます.
こうすると置換前の文字列に対してワイルドカードが使用できます.

ワイルドカードとは,
任意の文字列」を意味する特殊な記号のことです.

たくさんあるのですが,ふたつだけご紹介しておきます.

  • *” (アスタリスク) は0文字以上の任意の文字列を表します
    たとえば, 「コ*ト」 とすれば 「コト,コート,コメント」 など 「コから始まりトで終わる文字列すべて」 が置換対象になります
  • ?“(クエスチョン)は1文字の任意の文字を表します
    たとえば,「コ?ト」 とすれば 「コート,コント」 など, 「コとトの間に任意の1文字が入る文字列すべて」 が置換対象になります

その他

その他のソフトについても置換機能のあるソフトは多いです.
ソフトによって置換という項目がメニューのどこにあるかはまちまちですが,
ショートカットキーならメニューの位置にかかわらず置換機能を起動できるので便利ですよ!

ただ,少し注意事項です.

これまで見てきたメモ帳やMS Wordなどは
Ctrl + H で置換ダイアログを起動することができました.

しかし,ソフトによっては
Ctrl + R のときもありますのでご注意ください(Replace の R かと思われます).

3. 番外編: 置換で入力を早くする

これを使いこなすのは至難の業かもしれないんですが…
同じような言葉や文章が何度も登場するような場合,その言葉を省略して書いておいて
あとから置換すれば入力が早く終わります!

たとえば,

BLOG AND LEMONADE へようこそ!
BLOG AND LEMONADE では初心者の人がつまづきやすいパソコンの使い方や
ちょっとしたコツを紹介しています.
今後とも BLOG AND LEMONADE をよろしくお願いします!!

という文章ですが, “BLOG AND LEMONADE” と何度も出てくると長いですし大文字ですし打ちづらいですよね!
これを

ブログ名へようこそ!
ブログ名では初心者の人がつまづきやすいパソコンの使い方や
ちょっとしたコツを紹介しています.
今後ともブログ名をよろしくお願いします!!

と書いておき,最後に「ブログ名」を「BLOG AND LEMONADE」に置換するのです.
これによって何度も繰り返し出てくる打ちづらい文字列の入力回数を減らせましたね!

このようにして置換を使いこなせば入力を早く終わらせることができる…はずです!

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