苦手を攻略!Wordの罫線とうまく付き合うコツ

苦手を攻略!Wordの罫線とうまく付き合うコツ

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「Wordの罫線が苦手…」

Word で文章を打つだけならできても,罫線を使うと引きたいところに引けないし,枠の中に文字を書こうとしても思った通りに書けない…
Word の罫線や表って使いこなすの難しいですよね!

今回のテーマは「Wordの罫線」です.

1. 準備

罫線の引き方に入る前に様々な準備を行っておきたいと思います.

そもそも罫線とは何なのか

罫線を引く前に,まずは罫線が何かを押さえておきたいと思います.

罫線(けいせん、英語:rule)は(けい)ともいい、主にノートや便箋などに引かれた、揃えて書く事を助けることを目的とした線のことである。広義には表などの枠線も含む

Wikipediaより

現在のWikipediaでは上記のように書かれているようです.
この罫線の定義の中で今回大事になってくるのが後半部分,「広義には表などの枠線も含む」というところです.

Microsoft Office Word では,次のように罫線をとらえるとわかりやすくなると思います.

  • 表は枠(四角形)が複数集まってできたもの
  • 枠はある領域の上下左右に引かれた罫線
  • 表や枠は複数の罫線から成る

準備段階

人間の感覚というのは難しいもので,
「だいたいこのくらいの大きさで,このあたりに…」
と思っても改めて確認すると想定していた位置から罫線がずれて引かれることもしばしば…

一見面倒に思えるかもしれませんが,使用する用紙の大きさがわかっているなら
数値で位置を指定する方が美しく引けますよ!

また,正しい位置に引いたつもりだったのに他のパソコンで開くと位置がずれている…なんてこともあるかもしれませんのでフォントについても考えておきましょう.

そのために指定しないといけないのが以下の項目です.
(図はルーラー,グリッド線,ナビゲーションウィンドウと設定時に必要な項目)

preparation

ルーラー(図中の青い部分)

必須です!
細かい部分については信頼性に欠けますが,だいたいの位置に罫線を引いたり表を置いたりするためにはとても便利なのがこのルーラー機能です.
設定するとページの外部,上側と左側に定規が引かれ,余白の位置が一目でわかるようになります.

設定方法
表示リボン(メニュー)から設定

グリッド線(図中の緑の部分)

この機能をONにすると一行の間隔や長さが視覚的にわかるようになります.
Wordの初期設定では印刷時にはグリッドが見えなくなるので使って損はなしです!

設定方法
ルーラーと同じく表示リボンから設定

また,ページレイアウトリボンの配置という項目内,グリッドの設定という項目からグリッド線を縦にも引くことができます.こうすることでより詳細な位置がわかるようになります.
(図をクリックするとアニメーションします)

grid

この機能を使えば,左右中央に表を配置したり,上下左右の間隔を目で見て調整することができて便利です!
ただし,縦と横両方に細かいグリッドを入れると文書を編集するときには煩わしいかもしれないので
必要な場合のみ表示リボンからオンにするのがよいかと思います.

ナビゲーションウィンドウ(の,ページという項目.図中の赤い部分)

これはWord 2007からの機能です(Word 2007では「縮小表示」という名前でした).この機能を使うことでページ全体を見て罫線や表および文章など様々なコンテンツの大体の位置を確認することができます.
なくても問題はないのですが,全体のレイアウトなどを見たいときには便利かもしれません.
ただし,ディスプレイの大きさに余裕がない場合はナビゲーションウィンドウもそこそこ幅をとってしまうので使わない方がよい場合もあると思います.

設定方法
表示リボンからチェックボックスで設定し,
ナビゲーションウィンドウで「ページ」をクリック

フォントの埋め込み

「これでできた!」と思っても,
他のパソコンで開いたら5行だった文章が4行になってしまって罫線が不格好に…
という悲劇がありえます.

これは文章を書く際に使用したフォントが
開いたパソコンの方にインストールされていないため起こります.
(同じことは PowerPoint などでも起こります.設定方法は同じなので今回覚えてしまいましょう)

この問題を解決するために,
ファイルに使用したフォントを埋め込んでしまうという手があります.
保存に少し時間がかかるようになるので煩わしいかもしれませんが,ファイルの提出や配布前には必ず行っておくべきだと思います.

設定方法
ファイルリボンのオプションを開き,「保存」メニューをクリック.
「ファイルにフォントを埋め込む」にチェック

font

この記事で目指すゴール

単に「罫線を使いこなす」というと罫線のすべての機能を網羅しないといけなくなって専門用語を大量に使わないといけなくなりますから,それについては他のサイト様にお任せすることにします.
もちろんコメントでの質問は大歓迎です!!

ということで,
この記事のゴールを
思い通りの位置思い通りの大きさで作った枠内に文章を思い通りに書く」と設定したいと思います.
この目的を達成するための第一段階として,
引きたいとおりに罫線を引く」ことから始めていくことになります.

2. 罫線を引きたいとおりに

準備が整ったら,さっそく罫線を引いてみたいと思います.

罫線を引く

最初に説明しましたが,罫線は表や枠線の一部とみなすこともできます.
そのため,罫線を引くためのボタンは挿入リボンのメニューにあります.

rule

罫線を引く」をクリックしてから,
ページの上をドラッグ(マウスの左ボタンを押したまま移動)して指を離すと
罫線を引くことができます.
(このとき,グリッド線を表示していればグリッド線に沿って罫線が引かれるため大きさを調整しやすいです)

罫線とはいっても現段階では「」が引かれていますよね.
前述したとおり罫線は表の一部,枠の一部ととらえることができますからひとまずこれでOKです.

 

罫線の大きさを変更する

次に,罫線でできた枠の大きさを変更してみたいと思います.

枠内を右クリックすると表のプロパティという項目があるのでクリックしてください.
次に,またはと書かれたタブを開きます.

それぞれ高さを指定する幅を指定するというところに任意の数値を書き込んでOKをクリックすれば
枠線を自由な大きさに変更することができます.

【ちなみに】

念のための解説なので飛ばしていただいても問題ありません.

中に文章しか入っていない枠というのは,1行1列の表とみなすことができました.
表の1マスのことを「セル」と呼びますので1セルから成る表ということになります.

ということは,
この罫線で作られた枠の幅を変更するためには
表そのものの大きさを変更する」「列の幅を変更する」「セルの幅を変更する
の3つが選べることになります.

実際,表のプロパティからこれら3つとも変更できますが結果はすべて同じになります.

表の大きさを変更する

ここで,表の大きさ変更は少し異なることを示しておきます(理由は前述の【ちなみに】を見てもらえればわかるかと思います).
表の挿入の仕方はとても簡単です.

挿入リボンの表という項目をクリックすると
8行10列までの好きな大きさの表を引くことができます.
表の挿入というボタンをクリックすればさらに細かい表を作れます)

tab1

ここで,表を右クリックして表のプロパティを見てみます.

表のプロパティからまたはセルのタブを開いてください.
幅を指定する」にチェックをいれて適当な値をいれてOKすると
現在編集中の,または選択されている列の幅が指定したとおりの大きさになったと思います.

tab2

tab3

次に,同じく表のプロパティを開き,表タブの「幅を指定する」にチェックをいれて,値を適当にいれてみます.
この状態でOKをクリックすると
すべてのセルの幅が変更されて,表の幅が指定したとおりになったと思います.
ただし,それぞれの列の幅の比率は変わりません.

tab4

tab5

さらに,表中のセルをひとつ適当にクリックしてから
Ctrl を押しながら A を押してすべて選択を行ってください.

その状態で表のプロパティから列またはセルの幅を変更してみると
すべての列の幅が指定した幅にそろうと思います.

tab6

tab7

これは,すべての列/セルの幅を指定した値に変更したからです.
もちろんこれを応用すれば5列あるうちの3列だけ変更,など自由自在に幅を変更することができます.

 

3. 表を置きたいところに

さて,ここまでは表や枠線を思い通りの大きさに作る方法をご紹介してきました.
しかし位置に関しては適当に作っていますのでこれを変更してみることにします.

ページと余白

まず,みなさんがお使いになるの大きさはなんでしょう.
とりあえず今回はA4で説明しますが他の紙の大きさでも同じ操作をすると思ってください.

はじめに,ページレイアウトリボンからサイズをクリックします.
すると,選択肢に主要な紙面の大きさとそのサイズが表示されると思います.
(図ではA4が 210mm×297mm みたいですね)

size

この時点で,中心が 105mm, 198.5mm ということは覚えておいて損はないと思います.

さらに,ページレイアウトリボンから余白をクリックしてみます.
すると,現在適応されている余白の大きさが示されます.
(図では上下左右それぞれ 35mm, 30mm, 30mm, 30mm のようです)

size2

さて,用紙の大きさと余白がわかれば文字や罫線を書き込むエリアの大きさがわかりますね!
上記の設定の場合は次のような図が描けると思います.

page

設定によって数値は変わりますが,これから表や枠,罫線を「座標」を指定することで配置していきますのでこれらの関係は覚えておくと便利です.

枠線や表の位置を指定する

例によって枠線や表を右クリックして表のプロパティを開きます.
位置をクリックすると次の図のようなダイアログが開くと思います.
(「位置」がクリックできない場合は一度表の左上の十字矢印を押して,表を動かしてみてください)

position1

水平方向と垂直方向それぞれ位置基準という項目があり,
この位置というものが文字通り,表または枠線の位置を示しているのはお分かりだと思います.

ここで大事になってくるのが基準です.

水平位置であれば ページ,余白,段
垂直方向であれば ページ,余白,段落
が基準の選択肢となっていると思います.

それぞれ
ページであればページの左端または上端からの位置,
余白であればページの左端または上端に存在する余白からの位置になります.

また,段というのは段組みによって作られた段を基準にするという意味です.
Wordには段組みといって,1ページを縦に分割する機能があります.

position2

1段目であれば基準を余白にした場合とにした場合は変わりませんが,2段目以降にした場合はを基準にするとその段の左端からの位置を指定することができます.

 

段落も文字通り段落からの位置です.段落はWord文書内でEnterを押す,つまり改段落が行われた位置を基準にします.
(改行と改段落の違いは 「改行=Enter」じゃないって知ってた?皆が知らないWordとPowerPointの罠! という記事をご覧ください)

4. 文章を書きたいところに

さて,罫線を使った思い通りの枠や表を思い通りの位置に置くところまでできました.
最後に,この枠や表の中の自由な位置に文章を書く方法をご紹介したいと思います.

例によって枠線や表を右クリックして表のプロパティを開きます.

右下にあるオプションをクリックすると
既定のセルの余白という項目と既定のセルの間隔という項目があるのが確認できます.

table1

ここで,
既定のセルの余白の上下左右それぞれに値を設定すれば
表のすべてのセルおよび枠線内の余白を設定することができます.

既定のセルの間隔については,表の場合のみ設定することができます.
この間隔を設定すると表のセル同士が設定した間隔で離れます

table2

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